„Zawalając planowanie – planujesz zawalać” – te słowa utkwiły mi w pamięci po obejrzeniu filmu „Zwycięska rodzina” opowiadającego o życiu Sereny i Venus Williams, a bardziej o wizji wychowania mistrzyń realizowanej przez ich ojca – Richarda Williamsa. Gdzie byłyby dzisiaj obie tenisistki, gdyby nie plan ich ojca i wsparcie matki? Gdzie byłyby dzisiaj, gdyby nie cel, plan i konsekwentna jego realizacja? Nie oceniam słuszności metod wychowawczych, nie oceniam na ile te cele były celami dziewczyn, a na ile ich ojca – przynajmniej początkowo. Skupiam się na tym, że ich ojciec postawił sobie cel, zbudował bardzo dokładny plan, ocenił zasoby, znalazł sprzymierzeńców, wsparcie, ale przede wszystkim ów bardzo skrupulatny plan – nie mniej skrupulatnie realizował. Jak się to skończyło? Wiemy chyba wszyscy. Obie córki zostały mistrzyniami, obie biły rekordy, zyskiwały nowe tytuły, a obecnie Serena uznawana jest za tenisistkę wszechczasów.
Potraktujmy tę historię jako ilustrację siły celu, planu oraz konsekwencji i wytrwałości.
Dlaczego planowanie jest ważne? Otóż dobre planowanie:
- porządkuje nasze działania,
- pozwala uniknąć chaosu w pracy,
- dzięki planowaniu zwiększamy naszą skuteczność, efektywność działania,
- planując na piśmie (co jest warunkiem skuteczności w planowaniu) zwalniamy nasz umysł z ciągłego podtrzymywania czujności na tym, by pamiętać co ma być zrobione, a możemy się skupić na kolejno wykonywanych zadaniach czy czynnościach,
- pomaga unikać tracenia czasu na rozpraszacze, kwestie mało istotne.
Może warto z planowania uczynić swoją codzienna rutynę? A poniższą zasadę – określaną jako ZASADA 7P warto wziąć sobie do serca:
POPRAWNE PODSTAWOWE PLANOWANIE POWSTRZYMUJE PODRZĘDNE PRZEPROWADZENIE PRACY
Kolejną zasadą sprzyjającą skutecznemu działaniu jest wdrożenie w życie ZASADY 60/40 lub 60/20/20
Głównym założeniem tej zasady jest, aby nie planować swojego czasu w 100%. Chodzi o to, by zapewnić sobie bufor bezpieczeństwa w postaci czasu, który możemy przeznaczyć na działania nagłe, niespodziewane, przedłużające się, komplikujące.
Przykładowo: Z 8 godzin pracy starannie zaplanować należy tylko 5 godzin. Pozostałe 3 godziny to czas na to, co nie jest możliwe do zaplanowania.
Można też zaplanować to nieco szczegółowiej:
60% – planowane działania
20% – przedłużające się spotkania, nagłe sytuacje, niespodziewane zadania
20% – sytuacje spontaniczne (np. potrzeby, zachcianki, swobodne rozmowy).
A jak zabrać się za planowanie swojego działania, zrealizowania projektu, wykonania zadania itp.?
Pomocne może być zastosowanie modelu GROW.
GOAL – cel
REALITY – rzeczywistość (analiza sytuacji, zasobów)
OBSTACLES / OPTIONS – opcje (określanie różnych możliwości)
WAY/ WILL – droga/ wola (decyzja o wyborze drogi działania)
Działanie:
- Określ cel
- Dokonaj analizy co już jest zrobione, co trzeba zrobić, czego mogę potrzebować, ile mam na to czasu, jakich informacji potrzebuję itd.
- Opcje – przeszkody i możliwości. Tu generujemy rozwiązania, możliwości, zapisujemy je, planujemy co zrobimy, jeśli pojawią się trudności itd.
- Droga – czyli plan działania i harmonogram.
Spróbuj przeanalizować swoje zadanie, z którym się mierzysz, przez pryzmat tych 4 kroków. Daj sobie na to czas, wszystko notuj, wracaj do tego, modyfikuj, porządkuj, uzupełniaj. Nie przejmuj się, jeśli nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem. Czasem trzeba być gotowym na zmiany, bywa, że wymusza je życie, a innym razem sam/ sama uznasz, że nowy pomysł rozwiązania będzie lepszy niż ten ujęty w planie. Najcenniejsze będzie w tym wszystkim Twoje działanie, myślenie nad procesem i stałe, bodaj najmniejsze, kroki ku skutecznej realizacji zadania.
Powodzenia w realizacji Waszych planów i zamierzeń!