Jako HR BP odpowiedzialna za obszar Learning & Development, a także jako trener, coach, pedagog z doświadczeniem naukowym, często zastanawiam się nad efektywnością mojej pracy, prowadzonych czy organizowanych szkoleń, programów czy procesów.
Nie tylko sama myślę nad tym, jak optymalizować własną pracę w tym obszarze, ale też z ciekawością przyglądam się procesom prowadzonym przez innych trenerów czy firmy, w których biorę udział jako uczestnik.
Wiem, że badanie efektywności działań szkoleniowych nie jest łatwe, a różne dostępne rozwiązania, modele, często są niedoskonałe.
Jednym z najbardziej rozpowszechnionych modeli oceny efektywności szkolenia jest MODEL KIRKPATRICKA, w którym zaproponowano ocenę szkolenia na 4 poziomach:
- Reakcje uczestników i planowania działania – Jak uczestnicy odebrali szkolenie? Jak się czuli? Czy są zadowoleni? Czy czują satysfakcję? Jak oceniają organizację szkolenia?
- Skuteczności uczenia się (uzyskanych rezultatów) – Jakie zmiany zaszły w poziomie wiedzy, umiejętności i postaw dzięki danemu szkoleniu? Jakie zmiany w obszarze ich kompetencji zostały zaobserwowane?
- Zachowań (zastosowania i wdrażania) – Czy i na ile zdobyte na szkoleniu kompetencje stosuję w praktyce, w codziennych zadaniach? Czy ma to wpływ na lepszą pracę, lepsze nastawienie, lepszą organizację pracy, wykorzystanie materiału, staranność itd.?
- Wyniki (wpływ na wyniki ekonomiczne firmy – Jak szkolenie przekłada się na rezultaty, wyniki finansowe firmy, skuteczność jej funkcjonowania? Jakie korzyści płyną ze szkolenia dla całej organizacji?
Najprościej zbadać POZIOM 1 (reakcje) – wystarczy ankieta przekazywana uczestnikom do wypełnienia na zakończenie szkolenia lub chwilę (kilka dni) po. Można tu też zastosować np. wywiady z uczestnikami.
Na POZIOMIE 2 (uczenie się) – przydają się testy wiedzy i umiejętności, sprawdziany, egzaminy, gry z przyjmowaniem ról, symulacje. Można zastosować projekty do realizacji, zadania końcowe. Chcemy nimi sprawdzić czego uczestnik się nauczył. W uproszczonej wersji bywa też stosowana samoocena. Dla wzmocnienia rzetelności badania warto zbadać poziom określonych kompetencji u uczestników przed szkoleniem, by później, np. testem końcowym, móc udokumentować przyrost wiedzy w danym obszarze.
POZIOM 3 (zachowania) – tu potrzebna jest ocena czy uczestnik stosuje zdobytą na szkoleniu wiedzę/ umiejętności, w toku codziennych zadań? Czy poprawił jakość pracy? Czy zmienił swoje zwyczaje, nawyki? Czy nastąpił transfer wiedzy i umiejętności? Jak możemy to badać? – po pierwsze obserwacja pracownika w toku prac, ale też ankiety follow up po szkoleniu, wywiady z uczestnikami, wywiady z przełożonymi, wywiady ze współpracownikami. Częste potrzebne jest łączenie wielu metod.
POZIOM 4 (wyniki dla organizacji) – to pokazanie, jak prowadzone szkolenie przekłada się na korzyści dla firmy. Nie chodzi tylko o korzyści finansowe, ale także o korzyści organizacyjne, materiałowe czy te związane z bezpieczeństwem. W zależności od szkolenia badana jest wydajność, jakość, koszty, czas działania, zadowolenie klienta, mniej wnoszonych skarg czy wzrost pozytywnych opinii itd.
J.J. Phillips w swej książce „ROI, czyli zwrot z inwestycji w szkolenia i rozwój kadr” dodaje kolejny – 5 poziom oceny szkolenia – ZWROT Z INWESTYCJI (ROI). Analizując dane na tym poziomie porównujemy finansową wartość rezultatów z kosztami programu. Mówiąc najprościej – wyliczamy ROI, czyli procentowy zwrot z inwestycji. I choć J.J. Phillips traktuje ROI właśnie jako 5 poziom oceny szkolenia, jako swoiste rozwinięcie modelu Kirkpatricka, to dla wielu badaczy wyliczenie ROI jest jedną z metod, która może być zastosowana do oceny szkolenia na poziomie 4, bowiem ukazuje twarde dane dla organizacji.
Bez względu jednak, czy przyjmiemy 4 czy 5 poziomów oceny efektywności szkolenia, warto nie poprzestać na poziomie 1, co dzieje się zazwyczaj. Badanie na tym poziomie jest stosunkowo najprostsze i dlatego najczęściej stosowane. J.J. Phillips mówi jednak, że nie każde szkolenie musi być badane na wszystkich 5 poziomach. Jest to czasochłonne i kosztochłonne. Ważne jest jednak zastrzeżenie, że jeśli planuje się ewaluację na poziomie 5 to wskazane jest dokonywanie ewaluacji na wszystkich poziomach wcześniejszych (J.J. Phillips, s. 50). Autor wskazuje, że można przyjąć określony odsetek kursów organizowanych w firmach i badanych na określonych poziomach (J.J. Phillips, s. 41), np.:
POZIOM 1 – Reakcje i satysfakcja uczestnika – 100% szkoleń
POZIOM 2 – Rezultaty uczenia się – 60% szkoleń
POZIOM 3 – Zastosowanie (zachowania) – 30% szkoleń
POZIOM 4 – Wpływ na wyniki firmy – 10% szkoleń
POZIOM 5 – ROI – zwrot z inwestycji – 5% szkoleń
Co warto szczególnie podkreślić – staranne zaplanowanie procesu ewaluacji szkoleń jest kluczowe dla projektowanych działań w obszarze Learning & Development.
Osobiście zgłębiam temat, układam ten proces. Uczę się obliczać ROI.
A jak to wygląda u Was?
Jak przeprowadzacie ewaluację szkoleń?
Co Wam się najlepiej sprawdza?