Dawno nie pisałam. Wielość zadań, prowadzenie licznych szkoleń i udział w innych, osiemnaste urodziny i matura starszego syna, wsparcie młodszego, a do tego zwyczajnie czas potrzebny na odpoczynek, planowanie, przygotowania do kolejnych wyzwań i … wyrzuty sumienia, że na pisanie brakuje czasu. Blog czeka, rozpoczęta książka czeka – co z tego, że wiem co chcę pisać, kiedy chwilami brakuje siły, ale też czasu, by w natłoku spraw znaleźć czas na skupienie i wyłączenie się z innych tematów? A jak jest u Was? Jak sobie radzicie ze strumieniem zadań? Jak dokonujecie wyborów, jak szukacie równowagi między tym co trzeba zrobić, a tym co chcecie zrobić? Jak często jesteście w zgodzie sami z sobą?
Podzielę się z Wami wybranymi technikami, które pozwalają mi ogarniać sytuacje, gdy zalewa mnie fala obowiązków, przytłacza mnie ilość i trudność zadań, a to sprawie, że rośnie poziom odczuwanego stresu.
Są to:
1. Zasada PARETO
2. Matryca Eisenhowera
3. Metoda ABCDE
ZASADA PARETO
Vilfredo FederigoDamasio Pareto (1848-1923) – włoski ekonomista i socjolog, profesor Uniwersytetu w Lozannie, na podstawie badań stwierdził, że 80% majątku jest własnością 20% społeczeństwa. Idąc dalej dostrzegł, ze 80% wypadków powoduje 20% kierowców, oraz że 20% produktów firmy generuje aż 80% jej przychodu. Okazało się, że ta proporcjonalna zależność 20/80 ma zastosowanie i w innych dziedzinach życia.
20% działań odpowiada za 80% osiągnięć,
20% słów jest stosowanych w 80% rozmów i stanowi 80% tekstów,
20% akcji w portfelu jest odpowiedzialnych za 80% całkowitego zysku,
20% ludzi generuje 80% zysków,
20% swoich rzeczy używasz przez 80% swojego czasu
Jak to się ma do zarządzania czasem?
20% zadań przynosi 80% efektów
lub
80% czasu przynosi tylko 20% efektów
To oznacza, że 20% całego naszego czasu poświęcamy najważniejszym zadaniom i celom, a to daje nam 80% efektów, natomiast 80% całego czasu poświęcamy celom i zadaniom mało istotnym, a to daje nam 20% wyników naszych działań!
Prawdopodobnie: 20% Twojego czasu decyduje w 80% o Twoim sukcesie!
Zatem nie należy zaczynać od rzeczy najłatwiejszych, celów marginalnych, mało istotnych – gdyż pochłaniają nam mnóstwo czasu, a przynoszą małe efekty. Warto skoncentrować swoje wysiłki na celach, problemach i zadaniach najważniejszych, bo to one dają najwięcej wyników i odpowiadają za Twoje sukcesy.
Badacze tej reguły uważają, że wystarczy dobrze określić tych kluczowych 20% zadań, przyłożyć się do nich i można spodziewać się zwielokrotnienia efektów, zyskując więcej czasu do dyspozycji.
Warren Buffet ma sposób na selekcję istotnych rzeczy do zrobienia. Wypisuje każdego dnia na kartce 25 priorytetów – układa je rozpoczynając od najważniejszych. Potem zakreśla 5 górnych pozycji z listy. Tymi się zajmuje, a reszcie … nie zamierza poświęcać ani minuty.
To jest zgodne z regułą 80/20: 20% ważnych zadań do wykonania daje z reguły 80% efektu, jakiego oczekujesz.
MATRYCA EISENHOWERA
Jednym z narzędzi jest matryca Eisenhowera. Jest to narzędzie do wyznaczania priorytetów i zarządzania swoim czasem przy wyborze i wykonywaniu różnych zadań.
1 – zadania ważne i pilne
2 – zadania ważne i niepilne
3 – zadania nieważne ale pilne
4 – zadania nieważne i niepilne
WAŻNE I PILNE (1 ćwiartka)
To sprawy bardzo istotne, kryzysowe, „na wczoraj”. To swoiste „gaszenie pożarów”.
Motywacja – MUSZĘ,
Emocje – STRES, NAPIĘCIE, ZMĘCZENIE, WYPALENIE
Umiejętności – ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
Uwaga: Niebezpieczeństwo, że zbyt pochłonięci zadaniami z tej ćwiartki nie będziemy realizować innych zadań.
ZRÓB TERAZ LUB DELEGUJ
WAŻNE I NIEPILNE (2 ćwiartka)
To też są istotne kwestie, ale możemy je rozplanować np. w przeciągu kilku dni, czy tygodnia. To zadania pozwalające na planowanie, szukanie możliwości.
Motywacja – CHCĘ,
Emocje – SATYSFAKCJA, ENERGIA, ZADOWOLENIE
Umiejętności – PLANOWANIE, ZARZĄDZANIE SOBĄ I SWOIM CZASEM
ZAPLANUJ – 1 TYDZIEŃ
PILNE I NIEWAŻNE (3 ćwiartka)
Powinności, zadania, które wydają się niezbędne, a wcale takie nie są, niektóre listy, raporty, spotkania, ale też czynności lubiane, które nie stanowią priorytetu ale są dla nas atrakcyjne, dają nam np. odprężenie.
Motywacja – POWINIENEM,
Emocje – FRUSTRACJA, POCZUCIE WINY
Umiejętności – ASERTYWNOŚĆ, DELEGOWANIE
DELEGUJ LUB UPRIORYTETYZUJ
NIEPILNE I NIEWAŻNE (4 ćwiartka)
Działania codzienne, nasze przyjemności, złodzieje czasu.
Motywacja – CHCĘ,
Emocje – CHWILOWA PRZYJEMNOŚĆ, ZŁOŚĆ
Umiejętności – SILNA WOLA, SAMODYSCYPLINA
ZAPOMNIJ!
METODA ABCDE
Na kartce spisujemy wszystkie zadania, które musimy wykonać w danym dniu. Przed każdą pozycją umieszczamy litery: A, B, C, D, E.
A – muszę
B – powinienem
C – miłe (dobrze by było)
D – deleguję
E – eliminuję
Te trzy techniki pomagają mi zweryfikować listę zadań, poukładać je zgodnie z ich ważnością i pilnością. Dzięki temu jestem w stanie skupiać się na tym co dla mnie aktualnie ważne, co oceniam jako pilne.
Do tego umiejętność planowania pracy, stała praca z kalendarzem, check listami pozwala mi skutecznie obniżać poziom stresu wynikający z nadmiaru obowiązków.
Spróbujcie.
Jeśli macie sprawdzone sposoby organizacji pracy, zarządzania zadaniami to podzielcie się proszę w komentarzach.
Bardzo przydatny artykuł