W dobie nieplanowanych dni w domu, kiedy często mamy pracować zdalnie, pozostawać w gotowości do pracy, nadrabiając liczne zaległości często będziemy przeżywać stany paniki, niepewności. Dopadać nas mogą wątpliwości czy zdążymy, czy pracujemy wystarczająco dynamicznie, czy mamy prawo złapać dodatkowe chwile odpoczynku, bądź zająć się w tym czasie również choć troszkę swoimi pasjami. Tymczasem prawda jest taka, że w dużej mierze to ile czasu poświęcimy na pracę, a ile na inne działania, jak choćby bawiąc się czy ucząc z dziećmi, które przecież też siedzą z nami w domu, zależy od naszej osobistej umiejętności organizacji własnej pracy, w tym szczególnie od tego, jak zarządzamy czasem, jak potrafimy się zorganizować.

Chciałabym przybliżyć Wam, w najprostszej formie zasadę OATS, której zastosowanie pomaga nam planować pracę, porządkować nasze działania, a dzięki temu może uchronić nas przed działaniami chaotycznymi.

Mike Clayton w książce „Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania” (Warszawa 2011, Wyd. Samo Sedno) opisuje podstawy zarządzania czasem i sposoby organizacji własnej pracy. Autor opisuje też zasadę OATS w dość szeroki sposób, w tym poście przybliżę ją w zwięzły, bardziej ogólny sposób, by ukazać jej istotę.

Według M. Claytona zasada OATS to schemat czterech kroków, na które składają się następujące działania:

1.       Wyniki – Outcomes,

2.       Działania – Activities,

3.       Czas – Time,

4.       Harmonogram – Schedule.

Stosując tę zasadę możesz planować dzień, miesiąc, rok. Niemal każdy swój projekt możesz uporządkować i rozplanować według powyższych punktów.

WYNIKI – zaczynaj od zaplanowania wyników. Co chcesz osiągnąć, jak chcesz zakończyć działanie, jak chcesz zakończyć dzień, na jakim etapie? itp. Zdefiniuj swoje wyniki na następny dzień, miesiąc itd. Twoje wyniki, jak wskazuje M. Clayton, będą połączone z celami, ale będą miały węższy zakres. Im krótszego czasu dotyczy twój plan OATS, tym węższe będą wyniki.

Np. Mój plan na ten tydzień – Napisać artykuł do czasopisma

Mój plan na jutro – Ułożyć roboczy tytuł i plan artykułu

Mój plan na kolejny dzień – Zebrać literaturę przedmiotu, przeczytać kluczowe artykuły, do wieczora zweryfikować plan artykułu itd.

DZIAŁANIA – Kiedy już ustalisz swoje wyniki konieczne jest przemyślenie działań, jakie trzeba podjąć, by do założonych wyników się zbliżyć. To nic innego jak lista zadań, co konkretnie musisz zrobić, by zbliżyć się do założonych wyników. Uwaga na pułapkę! Zbyt długa lista zadań może zniechęcać, wprowadzać panikę. Warto te zadania uporządkować według hierarchii ważności: A – muszę, B – powinienem, C – mógłbym. Trzeba ustalić priorytety, zastanowić się, które z tych zadań najbardziej przybliżą nas do założonych wyników.

CZAS – bardzo trudny etap. Jest ryzyko, że plan nie będzie realistyczny, że wystąpią nieprzewidziane przeszkody. Warto planując czas wypełniać go tylko w 75%, by mieć ewentualnie w zapasie czas wolny, gdy coś będzie bardziej czasochłonne, lub trudniejsze niż założyliśmy.

HARMONOGRAM – sporządzenie szczegółowego harmonogramu dnia pomaga w pilnowaniu planu, dyscyplinuje czasowo. Pamiętaj, że w swój harmonogram trzeba wpisać wszystkie obowiązki, nie tylko te związane z realizacją konkretnego zadania. Ugotowanie obiadu, pomoc dziecku w zadaniach też zabierają czas, trzeba uwzględnić to w harmonogramie dnia, inaczej nie zdołasz wywiązać się ze swoich zamierzeń.

Choć pierwsze projekty rozplanowane z zastosowaniem metody OATS mogą wydać się zbyt złożone, a samo planowanie zbyt czasochłonne, to stopniowo z każdym dniem powinniśmy zauważyć, że działamy spokojniej, poczuć mniej nerwowości w naszej pracy. Spróbujcie, osobiście polecam. Czas poświęcony na planowanie nie jest czasem zmarnowanym, odzyskamy go w bardziej płynnej i spokojnej codziennej pracy.