Jeśli chcesz być efektywnym, musisz przejąć kontrolę nad swoim czasem. To stanowi spore wyzwanie w dobie pośpiechu, powierzchowności, czasem bylejakości. Chcąc dokonać konstruktywnej zmiany warto dokonać analizy 6 elementów, które mają znaczący wpływ na naszą efektywność, sprawność działania i na tempo wykonywania pracy.

Są to: komunikacja, dyscyplina, pamięć, planowanie, rewizja i organizacja (M. Clayton, Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania, Warszawa 2011, Wyd. SamoSedno, s. 34-42).

KOMUNIKACJA – zaburzona komunikacja lub jej brak często skutkują ogromnym marnotrawienie czasu. Poświęcenie kilku chwil na to, by upewnić się czy wszyscy rozumieją / czy ja rozumiem co należy wykonać, pozwoli zminimalizować nieporozumienia oraz wyeliminować sytuacje, gdy inne osoby nie robią tego co należy. Popatrzmy czy nie popełnimy błędów, które będą skutkować koniecznością wykonania zadania ponownie, na bieżąco korygujmy swoje błędów.

DYSCYPLINA –  spośród wszystkich nawyków, które sprzyjają skuteczności w zarządzaniu sobą w czasie, to właśnie dyscyplina jest najważniejsza. Dyscyplina to coś więcej niż zaciskanie zębów i robienie tego, co trzeba wykonać. Polega na punktualności, dotrzymywaniu obietnic oraz kontrolowaniu emocji nawet pod wpływem stresu.

PAMIĘĆ – to ważna umiejętność, pozwalająca ogarniać zadania, procesy, nad którymi pracujesz. Pozwala mieć ogólny ogląd na to co robisz, na całość sytuacji, pozwalająca pamiętać o zadaniach, obietnicach, zobowiązaniach.

PLANOWANIE – planowanie to cecha osoby czynnej. Jeśli wiesz z wyprzedzeniem co masz zrobić, kiedy, jak, stawiasz siebie w centrum wydarzeń, w większym stopniu kontrolujesz sytuację, masz szansę, że nic ci nie umknie, że będziesz skuteczny. Sam plan nie jest jednak gwarantem kontroli, ani gwarantem sukcesu w działaniu. Pamiętaj, że plan ma być pomocny, a nie usztywniający, musisz być elastyczny, by na bieżąco go modyfikować i dostosowywać do pojawiających się problemów, nowych danych itp.

Generał Dwight David Eisenhower powiedział: Przygotowując się do walki, zawsze stwierdzałem, że plany zdają się na marne, ale planowanie jest nieodzowne. Często nasze plany się wywracają, ale to właśnie proces planowania przygotowuje nas do tego, byśmy rozumieli co się dzieje, jakie są możliwości.

REWIZJA – Wykonując jakieś działanie, realizując projekt należy robić sobie przerwy i rewidować: postępy, priorytety, sukcesy, porażki, sam proces. Na bieżąco analizować i w razie potrzeby modyfikować swoje działania, kolejne kroki itd.

ORGANIZACJA –  Bycie zorganizowanym może nie pozwoli zaoszczędzić czasu, ale pozwoli dobrze wykorzystać ten, który masz i oczekiwać kolejnych działań bez poczucia działania w chaosie. Ważny w organizacji pracy jest porządek, ale to musi być twój system porządkowania, a nie jakiś schemat narzucony z zewnątrz. Są teorie „czystego biurka – czystego umysłu”, pomysły, jak porządkować dokumenty, według jakiego klucza zakładać foldery na dysku. Ale organizacja dotyczy też schematów działania, sposobów zorganizowania warunków do pracy (miejsce, czas, potrzebny sprzęt, czystość miejsca, cisza lub muzyka itp.).

Jak podnosić swoją efektywność?

Dziś wielu z nas pracuje nad wieloma projektami równocześnie, ale choćbyśmy nie wiem jak się starali, to nie uda nam się perfekcyjnie wykonać ich wszystkich. Zawsze pojawią się wątpliwości i pytania czy nie można było tego zrobić lepiej, inaczej? Nasze zadania ewoluują, mierzymy się z coraz to nowymi obowiązkami i przekonujemy się, że dotąd wypracowane procedury, schematy przestają być skuteczne. Nowe sytuacje wymagają nowego podejścia do zadań, otwartości, elastyczności i refleksyjności. Gotowość do analizowania i wyprowadzania wniosków staje się istotną wartością naszej codziennej pracy.

David Allen (w książce Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności, Gliwice 2009, Wyd. Helion) pyta czego potrzebujemy, by działać skutecznie? Szerokiego spojrzenia czy wnikania w szczegóły? Odpowiedź nie jest jednoznaczna, zależy od sytuacji, realizowanego projektu, a czasem konieczności łączenia obu perspektyw Czasem sztuką jest właśnie określenie na ile potrzeba wnikać w zagadnienie, a kiedy wystarczy tylko ogólny ogląd. Jest to tym trudniejsze, im bardziej funkcjonujemy w nowych dla nas sytuacjach czy realizujemy nowe obowiązki.

Pomocne może być:

• dopytanie, doprecyzowanie oczekiwań zleceniodawcy – prośba o dookreślenie zakresu raportu, dopytanie, jakie zestawienia są potrzebne itp.
• dookreślenie priorytetów, jeśli dostajemy wiele zadań,
• ustalenie terminów,
• ustalenie zespołu wsparcia itp.

Zastanów się co dokładnie masz zrobić, jaka jest hierarchia ważności zadań, które masz wykonać. Ustal czas (termin końcowy), jaki masz na ich wykonanie oraz zastanów się z kim możesz to zrobić, kto może Cię wesprzeć w realizacji.

Mark Van Doren wskazał: Istnieje tylko jedna rzecz, którą możemy zrobić, a najszczęśliwszymi ludźmi są Ci, którzy potrafią to robić do granic swoich umiejętności. Możemy być w pełni obecni. Możemy angażować się całym sobą. Możemy skupiać całą naszą uwagę na szansie, która wyłoniła się przed nami.

UWAŻNOŚĆ, OBECNOŚĆ W ZADANIU!